۵ راه برای بهبود ارتباطات کتبی شما
برای مثال ارسال یک ایمیل خوب و بی نقص یک مهارت ارتباطی محسوب می‌شود.
توانایی شما در برقراری ارتباط موثر به شما کمک می‌کند تا با دیگران ارتباط برقرار کنید، روابط خود را تقویت کنید، اعتماد ایجاد کنید و با پر کردن شکاف بین شما و مشتریان، همکاران و شرکای خود، راه را برای موفقیت شغلی هموار کنید.
در اینجا پنج نکته برای بهبود ارتباطات نوشتاری شما وجود دارد:
در اینجا پنج نکته برای بهبود ارتباطات نوشتاری شما وجود دارد:
۱. آن را ساده نگه دارید
ارتباطات نوشتاری مملو از پیچیدگی‌های غیر ضروری است. قدرت کلمات خود را با ساده کردن آن‌ها به حداکثر برسانید.
شفافیت پایه و اساس ارتباط موثر است. وقتی واضح نیستید یا از مخفف‌ها استفاده می‌کنید، دیگران را مجبور می‌کنید تا کار دشوار حدس زدن پیام مورد نظر شما را انجام دهند. در نتیجه، آن‌ها به احتمال زیاد اشتباه می‌کنند یا سرشان را می‌خارند؛ و وقتی مردم را گیج کنید، مردم را از دست خواهید داد.
اما وقتی شفاف باشید، همه چیز آسان‌تر می‌شود. مردم شما را درک می‌کنند.
شفافیت پایه و اساس ارتباط موثر است. وقتی واضح نیستید یا از مخفف‌ها استفاده می‌کنید، دیگران را مجبور می‌کنید تا کار دشوار حدس زدن پیام مورد نظر شما را انجام دهند. در نتیجه، آن‌ها به احتمال زیاد اشتباه می‌کنند یا سرشان را می‌خارند؛ و وقتی مردم را گیج کنید، مردم را از دست خواهید داد.
اما وقتی شفاف باشید، همه چیز آسان‌تر می‌شود. مردم شما را درک می‌کنند.
وضوح به دیگران کمک می‌کند تا شما را بشناسند، دوست داشته باشند و به شما اعتماد کنند. برای افزایش شانس دریافت و درک پیام شما، اصطلاحات تخصصی را با زبان ساده عوض کنید.
۲. هدف را مختصر کنید
اگر هر ایمیلی که ارسال می‌کنید شامل یک خلاصه (بیش از حد طولانی، خوانده نشده) باشد، کار زیادی برای انجام دادن ارائه داده اید.
در این حالت توجه مخاطبان و فرصت برقراری ارتباط را از دست خواهید داد.
هنگام تهیه یک قطعه، مختصر و قانع کننده فکر کنید. یک قانون سرانگشتی خوب این است که هر قطعه از ارتباط مکتوب باید یک نکته واضح داشته باشد. این شما را وادار می‌کند که در مورد پیام خود دقیق شوید و به آن پاسخ دهید. در عوض، وقتی می‌خواهید پیامی را ارسال کنید، با حذف مطالب اضافی و رسیدن به اصل مطلب، کوتاهی را دوست خود قرار دهید.
در این حالت توجه مخاطبان و فرصت برقراری ارتباط را از دست خواهید داد.
هنگام تهیه یک قطعه، مختصر و قانع کننده فکر کنید. یک قانون سرانگشتی خوب این است که هر قطعه از ارتباط مکتوب باید یک نکته واضح داشته باشد. این شما را وادار می‌کند که در مورد پیام خود دقیق شوید و به آن پاسخ دهید. در عوض، وقتی می‌خواهید پیامی را ارسال کنید، با حذف مطالب اضافی و رسیدن به اصل مطلب، کوتاهی را دوست خود قرار دهید.
۳. مخاطبان خود را در نظر بگیرید
ارتباط تنها زمانی مؤثر است که مخاطب پیام مورد نظر شما را دریافت کند، بنابراین این قانون طلایی ارتباط را به خاطر بسپارید: این درباره شما نیست.
خیلی اوقات، ما تصور می‌کنیم که همه به همان شیوه ما ارتباط برقرار می‌کنند و فراموش می‌کنیم که مخاطبان مورد نظر ما ممکن است در دنیای تجارت ما زندگی و نفس نکشند. همچنین، در نظر بگیرید که حتی دو عضو یک تیم ممکن است نیاز به پیام کمی متفاوت داشته باشند که متناسب با فرد باشد. بنابراین، قبل از اینکه آن ایمیل را ارسال کنید، خود را به جای مخاطبان خود قرار دهید، خواسته‌ها و نیاز‌های آن‌ها را در نظر بگیرید و ارتباطات خود را بر این اساس تنظیم کنید.
خیلی اوقات، ما تصور می‌کنیم که همه به همان شیوه ما ارتباط برقرار می‌کنند و فراموش می‌کنیم که مخاطبان مورد نظر ما ممکن است در دنیای تجارت ما زندگی و نفس نکشند. همچنین، در نظر بگیرید که حتی دو عضو یک تیم ممکن است نیاز به پیام کمی متفاوت داشته باشند که متناسب با فرد باشد. بنابراین، قبل از اینکه آن ایمیل را ارسال کنید، خود را به جای مخاطبان خود قرار دهید، خواسته‌ها و نیاز‌های آن‌ها را در نظر بگیرید و ارتباطات خود را بر این اساس تنظیم کنید.
۴. کلمات خود را هوشمندانه انتخاب کنید
انتخاب کلمه شما لحن را تنظیم می‌کند و یک واکنش عاطفی را برمی انگیزد، دو چیز مهم برای ارتباط موثر.
شیوه صحبت خود را برای طبیعی‌ترین سبک ارتباطی بنویسید، به خصوص در قالب‌های غیر فنی. گنجاندن زبان روزمره خود شما را به واژگان توصیفی و جالب تری راهنمایی می‌کند که به شما امکان می‌دهد کمی شخصیت را در نوشته‌های خود القا کنید، توجه مخاطبان را به خود جلب کنید و اطمینان حاصل کنید که پیام شما به یاد ماندنی‌تر خواهد بود.
همچنین به یاد داشته باشید که نحوه ارتباط شما به همان اندازه مهم است که با چه چیزی ارتباط برقرار می‌کنید. زبان کنش محور لحنی قوی و واضح را منتقل می‌کند و افراد را به انجام کاری به جای بیکار ماندن سوق می‌دهد. در صورت امکان، زبان منفعل را به حداقل برسانید و از صدای فعال استفاده کنید تا قدرت و نیت بیشتری به کلمات خود بیافزایید.
شیوه صحبت خود را برای طبیعی‌ترین سبک ارتباطی بنویسید، به خصوص در قالب‌های غیر فنی. گنجاندن زبان روزمره خود شما را به واژگان توصیفی و جالب تری راهنمایی می‌کند که به شما امکان می‌دهد کمی شخصیت را در نوشته‌های خود القا کنید، توجه مخاطبان را به خود جلب کنید و اطمینان حاصل کنید که پیام شما به یاد ماندنی‌تر خواهد بود.
همچنین به یاد داشته باشید که نحوه ارتباط شما به همان اندازه مهم است که با چه چیزی ارتباط برقرار می‌کنید. زبان کنش محور لحنی قوی و واضح را منتقل می‌کند و افراد را به انجام کاری به جای بیکار ماندن سوق می‌دهد. در صورت امکان، زبان منفعل را به حداقل برسانید و از صدای فعال استفاده کنید تا قدرت و نیت بیشتری به کلمات خود بیافزایید.
۵. قبل از ارسال تصحیح کنید
آیا تا به حال پیامی ارسال کرده اید که بعداً متوجه شوید پر از اشتباهات املایی است؟ اوه اشتباهات اتفاق می‌افتد، اما اگر آن‌ها بیشتر از موارد استثنایی برای شما عادی باشند، توانایی شما در برقراری ارتباط را تضعیف خواهند کرد.
با تصحیح از خود در برابر مشکلات ارتباطی محافظت کنید. قبل از ارسال پست، از ابزار‌های آنلاین برای بررسی و بهبود نوشته خود استفاده کنید، یا از یک ویرایشگر کمک بگیرید تا بهترین عملکرد خود را داشته باشید.
اما توجه داشته باشید: حتی اگر همه چیز از نظر گرامری درست باشد و هیچ غلط املایی نداشته باشد، باز هم ممکن است از کلمات اشتباه استفاده کنید؛ بنابراین برای جلوگیری از این شرمساری و گرفتن هرگونه انتخاب کلمه ناخواسته، قبل از زدن دکمه ارسال، مکاتبات مکتوب خود را با صدای بلند بخوانید.
با تصحیح از خود در برابر مشکلات ارتباطی محافظت کنید. قبل از ارسال پست، از ابزار‌های آنلاین برای بررسی و بهبود نوشته خود استفاده کنید، یا از یک ویرایشگر کمک بگیرید تا بهترین عملکرد خود را داشته باشید.
اما توجه داشته باشید: حتی اگر همه چیز از نظر گرامری درست باشد و هیچ غلط املایی نداشته باشد، باز هم ممکن است از کلمات اشتباه استفاده کنید؛ بنابراین برای جلوگیری از این شرمساری و گرفتن هرگونه انتخاب کلمه ناخواسته، قبل از زدن دکمه ارسال، مکاتبات مکتوب خود را با صدای بلند بخوانید.
منبع: حقوق نیوز
ارسال نظرات