استانداردهای فضای اداری

شاید شما هم در مراجعه به شرکت­ها یا ادارات متوجه تغییرات اساسی فضای اداری محل کسب و کار­ها شده­ باشید. دیگر خبری از طبقاتی با اتاق­های متعدد یا راهرو­های پیچ در پیچ و گیج کننده نیست. امروزه بسیاری از شرکت ها و ادارات همگام با تغییرها و نوآوری­ها در شیوه­ های کسب و کار در فضای داخلی خود تغییرات اساسی ایجاد کرده اند. صاحبان مشاغل و شرکت­ها دریافته ­اند طراحی فضای اداری مطابق با استاندارد­های روز هم بر کارکنان و هم بر مشتریان تاثیرات شگفت انگیزی دارد. با ما همراه باشید تا در ادامه این مطلب با استانداردهای فضای اداری آشنا شوید.

مشاغل اداری آمیزه­ای از فعالیت­های جسمی و فکری هستند و قسمت عمده فعالیت­های کاری در محل کار انجام می­گیرد. در طراحی یک فضای اداری ابتدا ابعاد فیزیکی فضای کار، دکوراسیون اداری و مبلمان اداری بررسی می­شود اما موارد مهم دیگری نیز وجود دارند. برخی موارد عبارتند از:

آیا در فضای کاری نیاز به حریم خصوصی آکوستیک می­باشد؟ (به عنوان مثال ، آیا افراد می توانند در خلوت صحبت کنند، آیا صداها و مکالمات در تمرکز آنها دخالت نمی کند، شنیدن یا درک گفتار را در بیشتر قسمت­های کاری دشوار می کند.)

فضای کار میان دیوارهای ثابت یک واحد ساختمان قرار گرفته یا فضای کاری در یک فضای باز است؟

آیا فضای کاری حریم خصوصی بصری مورد نیاز را تامین می­کند؟

آیا یک کارمند می تواند فضای کاری شخصی خود را حفظ کند؟

آیا به نور طبیعی دسترسی هست یا فقط به نور مصنوعی دسترسی دارید؟

آیا طرح محیط کار متناسب با سهولت تماس بین همکارن طراحی شده است؟

آیا فضای لازم برای ذخیره سازی یا تجهیزات وجود دارد (به عنوان مثال ، دسترسی فوری به اسناد و بایگانی یا افزودن صفحه نمایش رایانه کمکی یا اسکنر)

به طور کلی 8 اصل کلی تعیین کننده برای طراحی ، پیاده سازی و مدیریت فضای اداری وجود دارد:

• فضاهای اداری مدرن شده­ اند

طراحی فضای اداری به صورت دفتر کار باز امکان تعامل بهتر و کار گروهی موثر را فراهم می­کند. همکاران برای ارتباط با یکدیگر پشت درب اتاق یا خطوط تلفن منتظر نمی­مانند، و در نتیجه کارها سریعتر پیش می­رود. احتمال جداشدن گروه­های خاصی از کارکنان که کارهای مرتبط با سایرین دارند را کاهش می­دهد. پارتیشن­ اداری سهلان یک راهکار موثر برای ایجاد مکانی­ست که در کنار فضای کار شخصی امکان ارتباط گروهی و کار تیمی فراهم می­شود.

• کارهای گروهی و انفرادی در کنار هم!

اساس طراحی مدرن فضای اداری ایجاد فضاهایی همگانی و مبتنی بر همکاری است. گروه­های مختلف یک سازمان یا کارمندان چند سازمان مختلف می­توانند در یک مکان مشترک فعالیت کنند. البته دیگر امکانات مختص به خود را ندارند زیرا در این فضا امکانات و تجهیزات به اشتراک گذاشته می­شوند. در کنار فضاهای مشترک و همگانی بایستی فضاهایی اختصاصی برای کار با تمرکز بالاتر در نظر گرفته شود. در این بخش ملاقات با مشتریان یا جلسات تیمی به راحتی انجام می­شود. شاید پیاده سازی فضای همگانی و اختصاصی در کنار هم دشوار به نظر آید. پارتیشن­های اداری دوجداره سهلان فضای سکوت و تعامل را در کنار هم به فاصله یک شیشه برای مکان اداری شما با هر ابعادی امکان پذیر می­کند.

• دسترسی آسان همه به فناوری و تجهیزات

کارمندان برای انجام کارهای خود نیاز به ابزارها و تجهیزات مناسب دارند. طراحی مدرن دفاتر کار این امکان را فراهم می­کند که با قرار دادن تعداد تجهیزات کمتر، دسترسی آسان برای همه کارمندان وجود داشته باشد.

• برگزاری جلسات فقط با یک چرخش!

محیط کار در طراحی فضای اداری مدرن محدود به یک میز یا پارتیشن اداری نیست، بلکه مجموعه­ای از فناوری و فضا و موقعیت­هایی­ست که زمینه برای کار و بحث و همکاری و کار با تمرکز بالا را ارائه می­دهند. امروزه فرهنگ سازمانی متمرکز بر نتایج و دستاوردهاست، نه فقط حضور کارکنان پشت میزهای خود! ترکیب مبلمان اداری و پارتیشن اداری سهلان برای کارمندانی که فعالیت مشترک دارند فضایی ایجاد می­کند که فقط با یک چرخش صندلی بتوانند تبادل نظر یا برگزاری جلسات کوتاه و فوری داشته باشند.

• طراحی پایدار(استوار)

در زمان کار مبلمان و تجهیزات اداری ثابت هستند، در حالی­که کارکنان نیاز به حرکت و جابجایی دارند. بر اساس ابعاد فیزیکی فضا یک نقشه کلی برای فضا طراحی می­شود. در طول پروژه­ها و فعالیت­ها تیم­های مختلفی تشکیل می­شوند یا افراد تیم تغییر می­کنند، طراحی در عین پایداری عمومی باشد تا کارکنان با سرعت بیشتری فضا را مطابق نیاز تنظیم کنند و هزینه-زمان کمتری صرف شود.

• امکان ایجاد تغییرات

طراحی محیط کار به صورت فضای باز باید پویا و انعطاف­پذیر باشد تا کارکنان بتوانند چیدمان و تنظیمات متفاوتی برای کار انتخاب کنند. این شیوه کارمندان را به استفاده از فناوری­های قابل جابجایی یا استفاده از سایر قسمت­های ساختمان تشویق می­کند.

• فضای ادرای امن و ایمن داشته باشید

فضای اداری مدرن و پیشرفته فضایی­ست که نیازهای همه مراجعین شامل کارمندان، مشتریان و پیمانکاران را در نظر گرفته باشد. محیط ها باید به گونه­ای طراحی شوند که برای افراد کم­توان یا دارای معلولیت دسترسی آسان به اکثر بخش­ها فراهم باشد.

• با انتخاب چیدمان مناسب فضای اداری خود را بزرگتر کنید

در طراحی فضای اداری یا طرح گسترش مکان یک سازمان، گام نخست بهره­وری حداکثری از فضای موجود است. برخی افراد ممکن است نیاز به یک میز اختصاصی در طول روز نداشته باشند یا بتوانند به شکلی انعطاف­پذیرتر فعالیت کنند. اگر چنین کارکردی مورد تایید مدیران سازمان باشد، با استفاده از پارتیشن­­­ها و مبلمان اداری استاندارد فضای فعلی می­تواند بدون نیاز به اجاره مکان جدید امکان افزایش کارمندان، تجهیزات مورد نیاز و بهره برداری چندمنظوره از محیط را فراهم کند.

با استفاده از این اصول، استانداردها و دستورالعمل­ها، نیاز است فرهنگ سازمانی مدیریت و کارکنان را برای فعالیت با روش­های جدید کار و استفاده از فضا تشویق و سازگار نماید. میزها، اتاق­ها و محیط سنتی کار با پارتیشن­ها و میزکارهای مدرن جایگزین می­شوند. محیط کار به گونه­ای تنظیم می­شود که افراد و تیم­ها را برای انتخاب بهترین مکان برای کار ترغیب می­کند. راهبران تیم­ها می­توانند در نزدیکی مدیران یا هم گروهی­های خود قرار گیرند. فضاهای همکاری مشترک برای همه کاربران ایجاد می­شوند و امکانات متعلق به گروهی خاص نخواهد بود. راهبران باید الگوهای رفتاری کارکنان را متناسب با محیط جدید و در جهت پیشرفت دستاوردهای سازمان هدایت کنند. چنین فضای اداری بستری جامع برای بهره وری حداکثری از مکان و امکانات و فعالیت کارکنان و مدیران خواهد بود.